مختصري از نرم افزار MSP

با توجه افزايش تعداد و حجم ساخت‌وسازها و پروژه‌هاي عمراني و همچنين مرتفع‌سازي آن‌ها، نياز به مديريت جامع براي فازبندي پروژه‌ها و نحوه اصولي اجراي آن‌ها احساس مي‌شود و از آنجايي كه فردي كه به‌عنوان سرپرست كارگاه موظف به اجراي هر بخشي در زمان معين به خود است، اصول اجراي هر پروژه‌اي بر مبناي برنامه‌ريزي از پيش تعيين شده ضروري به نظر مي‌رسد.

آسان بودن كار با نرم ‌افزار MSP، سهولت استفاده از امكانات ويندوز، شباهت و نيز سازگار بودن كامل محيط و نوار ابزارهاي اين نرم افزار با ساير محصولات مايكروسافت، راهنماي برخط (Online) و كامل داخل برنامه، وجود نماهاي متنوع و گزارش گرفتن، امكان تعريف جدول‌هاي جديد و نيز نماها، به‌طوركلي داشتن يك محيط مورد پسند كاربر، اين نرم‌افزار را به نوع قابل توجهي از ساير نرم‌افزارهاي مشابه متمايز كرده است و مي توان MSP را به عنوان يكي از بهترين نرم افزار هاي مديريت پروژه در نظر گرفت.

امكاناتي كه اين نرم افزار در اختيار كاربرها قرار مي‌دهد طوري هست كه هم در مرحله برنامه ريزي و هم در ساير مراحل از قبيل گزارش‌گيري و نيز كنترل مي‌توان از آن استفاده كرد و نهايتاً به عنوان شناسنامه اي با درنظر گرفتن احجام كار هويت بخش مي‌باشد.

زير شاخه‌هاي مديريت پروژه

1- مديريت زمان در پروژه

2- مديريت محدوده در پروژه

3- مديريت كيفيت در پروژه

4- مديريت هزينه در پروژه

5- مديريت منابع انساني در پروژه

6- مديريت ريسك در پروژه

قابليت هاي نرم افزار MSP

در اين نرم افزار مي‌توان با تعريف زيرمجموعه‌ها كه براي هر پروژه اي مجزا مي‌باشد از قابليت بيشتر آن بهره برد. زماني كه شما قصد پيگيري و مديريت چند پروژه را به طور همزمان داشته باشيد اين ابزار بسيار مفيد خواهد بود به طوري كه كاربر اين امكان را خواهد داشت كه حول چندين پروژه گزارشات خود را به صورت همزمان دريافت كرده و اين خود بيانگر اين خواهد بود كه در سازمان شما سطح اجرايي بالا خواهد بود.

از ديگر قابليت هاي نرم افزار MSP مي توان به شناخت فعاليتهاي مختلف پروژه از طريق ساختار شكست  (Work Breakdown structure) يا اصطلاحا" WBS اشاره كرد كه با توجه به موضوع قرارداد و نوع پروژه تفاوت داشته و در واقع احجام كلي كار به فعاليتهايي در واحد كوچكتر تقسيم خواهد شد.

قابل‌ذكر هست كه هدف ما از تعريف WBS در يك پروژه و ايجاد ارتباطات و زمان فعاليت رسيدن به يك شبكه زمان‌بندي است و شبكه زمان‌بندي پروژه شامل ارتباطات و زمان فعاليت‌ها است كه در برنامه‌ريزي زمان انجام پروژه به ما كمك مي‌كند.

شبكه زمان‌بندي به ما مي‌گويد چه فعاليت‌هايي با چه تقدم و تأخري بايد نسبت به هم باشند و قبل از شروع فعاليت چه فعاليت‌هايي بايد انجام شوند. در شبكه زمان‌بندي، زمان فعاليت‌ها مشخص شده است و زمان انجام كل پروژه را مي‌توان به كمك شبكه زمان‌بندي پيش‌بيني كرد.

مسيري كه طولاني‌ترين زمان را تعيين مي‌كند و به‌اصطلاح مسير بحراني پروژه است در شبكه زمان‌بندي مشخص مي شود.

 يكي ديگر از مواردي كه از مزاياي نرم افزار MSP هست نشان دادن ميزان درصد پيشرفت پروژه‌ها مي‌باشد.   

برخي مواقع در حال انجام پروژه‌اي هستيم و برداشتمان اين هست كه درصد پيشرفت باتوجه‌به پيشرفت فيزيكي 42 % است ولي در حقيقت نمي‌توان پيشرفت واقعي در پروژه را تخمين زد اما تركيبي از سه نموداري كه در ادامه آورده شده است پيشرفتي از  كل پروژه را به صورت واقعي‌تر براي ما مجسم كرده و كنترل و مديريت پروژه را تسهيل نمايد.

مشخص كردن زمان معين هريك از فعاليت ها از مهمترين مواردي هست كه اهميت استفاده از نرم افزار فوق را نشان مي دهد.

مشخص‌كردن زمان‌بندي و مديريت پروژه‌ها به كمك نرم افزار MSP يكي از مراحل مهم تعريف براي انجام فعاليت ها با كنترل لازم است.

 زمان فعاليت‌ها را مي‌توان به راحتي در منوي Gantt Chart در ستون Duration  وارد كنيم اما نكته مهم رسيدن به يك تخمين مناسب از زمان فعاليت‌ها است.  

تخمين زمان فعاليت‌هاي پروژه باتوجه‌به نوع پروژه و نوع نگرشي كه به مديريت اجرايي پروژه خواهيم داشت متفاوت است.

ممكن است شما براي دو فعاليت يكسان در دو پروژه متفاوت زمان هاي متفاوتي را وارد كنيد چون شرايط اجرايي در دو پروژه متفاوت است .

براي اين كه بتوان مدت‌زمان فعاليت را تخمين زد از روش‌هاي زير استفاده مي‌كنيم:

- اطلاعات قديمي قبلي، مانند پروژه‌هايي كه قبلاً انجام شده.

- از طريق افرادي كه قرار است فعاليت را انجام دهند.

- نظر كارشناساني كه قبلاً پروژه‌اي شبيه پروژه شما را مديريت كرده اند.

شما مي‌توانيد در قسمت Start date روز شروع فعاليت و در قسمت Finish date تاريخ پايان فعاليت را وارد نماييد و در قسمت‌هاي بعدي برنامه‌اي كه مي‌خواهيد براي زمان‌بندي پروژه خود داشته باشيد را انجام دهيد و Ok بزنيد.

در نظر داشته باشيد كه در ابتدا، ما زمان‌بندي را به‌صورت اتوماتيك و خودكار براي تمامي فعاليت‌ها تعريف كرده بوديم و زمان هر فعاليت را هم خودمان بر اساس اطلاعاتي كه در دست داريم وارد نموده و نرم افزار MSP زمان پايان پروژه را به ما نشان خواهد داد اگرچه مي توانيم زمان شروع و پايان را تغيير داده و گزارش مورد نظر را بلافاصله بر اساس داده جديد از نرم افزار MSP بگيريم.

گزارش‌گيري  Report

1) گزارش گرفتن به‌صورت نوشتاري

?) گزارش گرفتن به‌صورت تصويري

در گزارش‌گيري نوشتاري مي‌توانيم فعاليت‌هايي كه از آنها قصد گزارش‌گيري داريم را ويرايش و جزئيات نمايش اطلاعات مانند فونت، سايز نوشته‌ها و ... را انتخاب نماييم. همچنين مي‌توانيم يك فرمت جديد گزارش‌گيري براي نرم افزار تعريف كنيم مثلاً در آن نام، نحوه نمايش بازه‌هاي زماني ( كل پروژه، سال به سال، ماه به ماه و ...) و تعداد تكرار آن نيز در صورت نياز (مثلاً دو ماه يكبار) برحسب نوع اطلاعاتي كه مي‌خواهيم در گزارش باشند قابل تنظيم هستند، تمامي گزارشات كاغذي به‌صورت نوشتاري خواهد بود.

در گزارش‌گيري تصويري در صورت نياز ارائه گزارشات به حالت تصويري و نموداري و به‌صورت ارائه گزارش با فرمت ( اكسل و Visio ) خواهد بود.

گزارش‌گيري بدين ترتيب خواهد بود:

گزارش از فعاليت‌ها

گزارش از منابع

كه مي توان بر اساس منابع يا Task مشخص نمود همچنين مي توان بر اساس هزينه، بودجه، و ... نيز گزارش‌گيري نمود و در ادامه به صورت تصويري هم ارائه شده است.

اين برنامه به مدير پروژه اجازه مي‌دهد تا منابع را بر اساس كار تمام‌وقت و يا پاره‌وقت تخصيص دهد.

ضرورت استفاده از نرم افزار پخش مويرگي

به نقل از نماينده رشد و توسعه مشاغل به گونه اي است كه اگر همراه با فناوري هاي به روز نباشد، براي شركت مشكلاتي ايجاد مي كند. امروزه، سرعت تغيير به گونه اي است كه مشاغل مدل هاي سنتي خود را رها كرده و حرفه اي تر اداره مي شوند. در گذشته استفاده از دفاتر حسابداري و سوابق حسابداري، امري عادي بوده است كه محاسبات دستي احتمالاً مستعد خطا هستند. اما با پيشرفت تكنولوژي و استفاده از آن، امروزه بسياري از اين محاسبات فقط با يك دكمه انجام مي شود. در حقيقت، با استفاده از نرم افزارهاي حسابداري مانند نرم افزار پخش مويرگي، مستندسازي و محاسبه كليه ملزومات حسابداري بسيار ساده تر از گذشته شده است.

در اين ميان، پخش كنندگان از نرم افزار براي بهبود فرآيند خود استفاده مي كنند. در اين مطلب در مورد شركت هاي پخش، نيازهاي آنها به نرم افزار پخش كننده مويرگي جديد و بسته نرم افزاري جديد صحبت خواهيم كرد.

پخش مويرگي چيست؟

پخش مويرگي، فرآيندي است كه شركت ها محصول يا خدمات خود را به مشتري تحويل مي دهند. به عبارتي توزيع محصولات از توليد كننده تا آخرين خريدار. مويرگ ها عروق كوچكي هستند كه خون را به سلول ها منتقل مي كنند و با اين استعاره سيستم توزيع مويرگي ايجاد كرده اند. اين يك سيستم ايده اي است كه بايد در همه مشاغل جدي گرفته شود.

بسياري از شركت ها اين كار را در داخل انجام مي دهند. به عبارت ديگر، آنها ابزار، امكانات و نيروي انساني مورد نياز خود را دارند و در رده شركت هاي پخش مويرگي مستقل قرار مي گيرند.

دسته ديگر مسئوليت توزيع محصولات به يك يا چند شركت را بر عهده دارند. شركت هاي پخش مويرگي مستقل تا حد زيادي مسئوليت توزيع محصولات شركت هاي فعال در صنايع غذايي، دارويي و مواد شوينده را بر عهده دارند.

چند نوع پخش داريم؟

1. سفارش و توزيع عالي

در مرحله اول، شخصي به عنوان بازديدكننده به فروشگاه مي آيد و با وسايل و ابزار خود شروع مي كند (بازديد سنتي كه از كاغذ و قلم براي يادداشت ها استفاده مي كند و كاتالوگ كاغذ براي معرفي محصولات يا بازديد مدرن كه از نرم افزار مخصوص تبلت استفاده مي كند) و سفارش مي گيرد. سپس بعد از ارسال درخواست به شركت پخش، نماينده سفارش فروشگاه را تحويل مي دهد. (در اينجا، نماينده توزيع نيز مي تواند يك رايانه لوحي و نرم افزار كوچك براي توزيع، مشتري را تحويل و امضا كند.)

2. پخش گرم

در اين نوع پخش، فقط يك نفر توزيع كننده و بازديد كننده است. به اين ترتيب بازديد كننده محصولات را در اتومبيل خود قرار مي دهد. سپس وي با مراجعه به فروشگاه ها با ابزار خود (سنتي يا مدرن) به سفارش و بازديد مي پردازد.

پس از ثبت سفارش، محصولات مورد نياز را همزمان تهيه و به فروشگاه تحويل مي دهيد. در مورد بازديد كننده مدرن، بازديد كننده مي تواند در همان لحظه با چاپگر فاكتور مشتري چاپ و تحويل دهد.

ضرورت استفاده از نرم افزار پخش موويرگي

هميشه يكي از مشكلات شركت هاي فعال در صنعت پخش، تصور غلط درباره روند پخش است. اين امر به شركت ها اجازه مي دهد تا به مسيري نادرست بروند و هرچه اين شركت ها تلاش خود را گسترش دهند علاوه بر هزينه بيشتر منابع (با رشد شركت ها) مشكلات بيشتري نيز خواهند داشت.

روند كلي شركت هاي توزيع مويرگي شامل يازده فرآيند كلي است كه در زير به آنها اشاره خواهيم كرد. نكته قابل ذكر اين است كه پرسنل واحدهاي مختلف ممكن است در يك فرآيند دخيل باشند، به عنوان مثال علاوه بر مدير انبار، مدير فروش و كارشناس تجارت شركت.

    فهرست

    عرضه

    مديريت شعب

    مديريت فروش

    برنامه ريزي

    حسابدار فروش و آموزش

    حسابداري

    تغذيه

    حمل و نقل و توزيع

    مرتب سازي

نياز به يك سيستم يكپارچه براي مديريت اين فرآيند غير قابل انكار است. در حقيقت، از آنجا كه افراد مختلفي از واحدهاي مختلف در اين فرآيند دخيل هستند، يك سيستم يكپارچه يكي از نيازهاي اساسي سازمان است. اين سيستم مي تواند فرآيندهاي سفارش و توزيع را مديريت كند و همزمان اطلاعات مورد نياز واحد حسابداري و مالي را ضبط كند.

نرم افزار پخش مويرگي به شما امكان مي دهد تا وضعيت سفارشات، موجودي، پرداخت ها، مطالبات و بدهي هاي خود را به راحتي بشناسيد تا بتوانيد به راحتي تصميمات شغلي بهتري بگيريد. با توجه به اينكه ممكن است تعداد بازديد كنندگان زياد باشد، استفاده از وب و اينترنت مي تواند فوراً اطلاعات جديد يا موجودي كنترل را بدست آورد.

با توجه به كاهش احتمال خطا در اين فرايند، مي توان تصميمات مناسبي در مورد رشد تجارت گرفت كه آينده شركت را تعيين مي كند.

شركاي سيستم، نرم افزار حسابداري مناسب براي مشاغل كوچك با به روزرساني مداوم، انتخاب مناسبي براي مديران تجارت است. نرم افزار پخش مويرگي با سيستم سفارش دهي، سيستم پخش جريان سرد، سيستم پخش جريان گرم و اپليكيشن سفارش براي موبايل و تبلت، نرم افزاري قدرتمند را براي شركت هاي پخش فراهم كرده است.

منبع : مهر

نرم افزار پلاك خوان چيست؟

به گزارش نماينده ، پيشرفت هاي تكنولوژيكي امروزه در زمينه هايي مانند امنيت و اجراي قانون بسيار مفيد و مورد نياز هستند. بايد بدانيد كه شهرهاي مدرن تحت نظارت هستند. سيستم هاي كنترل ترافيك در حال توسعه هستند و نرم افزارهاي تشخيص چهره براي شناسايي مجرمان يا تروريست ها به كار گرفته مي شوند. بسياري از سخت افزارها نيز در شهرها گسترده شده اند تا مواردي مانند شماره پلاك خودرو يا برچسب ها، شناسايي فركانس راديويي را اسكن كنند. قبل از وجود اين فناوري ها، اقدامات پيشگيرانه مانند مجازات رانندگان كه قوانين را نقض مي كنند و يا پيدا كردن يك مجرم، سخت تر بود. همچنين استفاده از پلاك خوان و نرم افزارهاي مختص به آن براي تامين امنيت ساختمان ها و مراكز دولتي، شركتي، اداري و تجاري نيز بكار گرفته مي شود. در واقع، در حال حاضر هر كاري كه در مراكز مهم و جاده ها انجام مي دهيم به احتمال زياد توسط دوربين هاي كنترلي ضبط مي شود.

تركيب نرم افزارهاي پلاك خوان با افزايش گيت كنترل تردد و يا اتوماسيون حراست، روشي ايده آل براي جلوگيري از ورود افراد ناخواسته و غير مجاز و اطمينان از رفت و آمد افراد و اشياء به داخل سازمان مورد استفاده قرار مي گيرد. ايمن نگه داشتن كارمندان و مشتريان دليل محكمي است كه صاحبين مراكز و سازمان ها بتوانند اندازه گيري هاي لازم را در زيرساخت هاي خود داشته باشند تا رفتار خطرناك افراد را به حداقل برسانند و جلوي وقوع نفوذ و سوء استفاده برخي ديگر از افراد را بگيرند. استفاده از پلاك خوان يكي از اين اقداماتي است كه اكنون در بسياري از مراكز و ساختمان ها برقرار است. همانطور كه از نام آن مشخص است، اين يك فناوري پردازش تصوير است كه از از نرم افزار مختص به خود براي شناسايي پلاك وسايل نقليه استفاده مي كند. اين شناسايي شامل سه مرحله اصلي است: تشخيص حركت، تشخيص پلاك و رديابي آن روي صفحه است.

نرم افزار پلاك خوان داراي چندين مزيت است. در ادامه اين مطلب قصد داريم به برخي از آنها و همچنين برخي از چالش هاي پيش روي آن بپردازيم و بحث كنيم كه چرا اين فناوري مي تواند موجب افزايش ايمني شود.

چرا ما به نرم افزار پلاك خوان احتياج داريم؟

بيشتر شهرها براي كمك به نظارت بر حركت و گردش وسايل نقليه از سيستم هاي كنترل تردد و نرم افزارهاي پلاك خوان استفاده مي كنند. براي اين منظور، نرم افزار پلاك خوان به يك ضرورت تبديل شده است زيرا اين تجهيزات داراي مزيت هاي بسيار زيادي است:

بهبود امنيت

با يك فاكتور بسيار مهم شروع مي كنيم. نرم افزار پلاك خوان براي جلوگيري از عبور و مرور غيرمجاز و نفوذ متخلفان بسيار مهم است. اين نرم افزار به واكنش هاي سازماني نيز كمك مي كند، كه شامل بازرسي ها، زمان ورود و خروج كارمندان، پيگيري موارد قانوني مي شود. صرف نظر از منظري كه به آن نگاه مي كنيد، به رسميت شناختن پلاك خوان به عنوان يك فاكتور ضروري براي اطمينان از ايمني افراد در اين مراكز منجر مي شود.

نظارت و مراقبت

نرم افزار پلاك خوان، روند خسته كننده ثبت دستي شماره ها و ورود و خروج هاي افراد يا اشياء را از بين مي برد. به عنوان مثال، هنگامي كه يك روز بسيار شلوغ و پرتردد داشته باشيد، معمولاً تشخيص دادن و ثبت دقيق اين اطلاعات به صورت دستي بسيار دشوار است. در حقيقت، نرم افزار پلاك خوان شماره ها را در زمان واقعي ثبت مي كند كه نماي روشني از كنترل ترددها را نشان مي دهد.

كاهش نياز به نيروي حراستي و نگهباني

به عقيده بسياري افراد، اين يك نكته منفي است، زيرا جايگزيني نيروي انساني با وسايل و تجهيزات الكترونيكي مي تواند منجر به كاهش جذب افراد محتلف براي فعاليت هاي كاري شود. با اين حال، اين مسئله كاملاً درست نيست. در سال هاي اخير، ما با ورود تكنولوژي به زندگي هاي خود شاهد ايجاد نقش ها و مشاغل جديد هستيم و همه روزه از سختي كارهايي كه با آن رو به رو هستيم كاسته مي شود. پرسنلي كه قبلاً در اماكن پر تردد اقامت داشتند كه بسيار خطرناك نيز محسوب ميشد، هم اكنون مي توانند از راه دور با تمام اطلاعات ارائه شده توسط نرم افزار پلاك خوان در يك محيط امن كار كنند و از شغل كارآمدتري برخوردار باشند. به خاطر داشته باشيد كه صحت اين سيستم بسيار زياد است و از هرگونه خطاي انساني جلوگيري مي كنيد.

چالش هايي كه نرم افزار پلاك خوان با آن روبرو است

هر فناوري نوظهوري با مشكلاتي روبرو است. در سيستم هاي پلاك خوان نيز هنوز مشكلات مختلفي وجود دارد. رايج ترين چالشي كه با آن روبرو مي شوند ، يكنواختي مدل هاي شماره پلاك براي شهرها و كشورهاي مختلف است. طول آنها نيز ممكن است متفاوت باشد. به همين دليل بايد نرم افزار پلاك خوان را مطابق با مكاني كه از آن استفاده مي شود، سفارشي سازي كنيد.

منبع : برنا